Reflexiones Contables UFPS, 4 (1) 2021,Enero-Junio,ISSN:2665-5543 (En línea)
https://doi.org/10.22463/26655543.3563

Tendencias en las gestiones de inventarios para la optimización de los procesos de las empresas

Trends in inventory management far the optimization of business processes

Angie Lisbeth Duarte-Silva

Estudiante de la carrera de diseño Gráfico, al.duarte@fesc.edu.co https://orcid.org/0009-0000-2071-9731 Universidad Fundación Estudiosde Superiores Comfanorte, Cúcuta,Colombia.

*Autor de correspondencia: al.duarte@fesc.edu.co

© Editado por la Universidad Francisco de Paula Santander. This is an article under the license CC BY-NC 4.0.

Licencia Creative Commons

Recibido: Octubre 25 de 2020                      Aceptado: Diciembre 20 de 2020

Como citar: Duarte-Silva,A.L., (2021) "Tendencias en las gestiones de inventarios para la optimización de los procesos de las empresa". Reflexiones Contables UFPS, vol. 4, no. 1, 51-60.https://doi.org/10.22463/26655543.3563


Palabras Clave:

Control de Inventarios, Ges­tión, Inventario, Sistema de Inventarios.


Resumen

Este artículo presenta un análisis documental alrede­dor de la temática de gestión de inventarios. Busca recopilar información relevante acerca de cómo son las gestiones actuales de las empresas líderes sobre sus inventarios y la influencia en la mejora continua de la organización. Su objetivo principal es deter­minar las tendencias en las gestiones de inventarios para la optimización de los procesos de las empre­sas. La metodología a ejecutar en este proyecto de investigación será la interpretativa descriptiva, con un apoyo de una investigación documental, buscan­do información en bases de búsqueda especializada como Scielo, Redalyc, Scopus entre otras. En esta re­visión se determinó la existencia de diferentes méto­dos de gestión de inventarios que puedan adaptarse al constante cambio del mercado y su consumidor. Dichos estándares, la literatura los clasifica en dos grandes grupos o sistemas: Sistemas determinísticos o Sistemas Probabilísticos.


Keywords:

lnventory Control, lnventory Sys­tem, lnventory, Management.


Abstract

This article presents a documentary analysis on the subject of inventory management. lt seeks to gather relevant information about how leading companies currently manage their inventaries and their influen­ce on the continuous improvement of the organiza­tion. lts main objective is to determine the trends in inventory management for the optimization of the companies' processes. The methodology to be used in this research project will be interpretative and des­criptive, with the support of a documentary research, searching for information in specialized search bases such as Scielo, Redalyc, Scopus, among others. In this review it was determined the existence of diffe­rent inventory management methods that can adapt to the constant change of the market and its con­sumer. The literature classifies these standards into two large groups or systems: deterministic systems or probabilistic systems.


Introducción

En las gestiones de las empresas o la mayoría de estas se maneja almacenamiento de las mercancías manejadas y este es un capital que queda inmóvil por cierto tiempo en las bodegas, dependiendo de la rotación. Es así, que los procesos de inventarios siempre han sido una parte fundamental de las empresas. En logística, el manejo y control de los inventarios es el tema principal de discusión de los administradores. En este sentido, ha persistido en algunas ocasiones la sobre oferta y poca demanda, mientras que lo poco se ofrece, es lo que más demanda tiene; lo que precisa la implementación de estudios de mercado más precisos (Pérez et al, 2013). Por tanto, el control no solo debe llevarse en los depósitos y bodegas, sino en los estudios de demanda de bienes y servicios que pide el mercado.

La competencia implacable en los mercados globales de hoy, la introducción de productos con ciclos de vida muy cortos y la exigente expectativa de los clientes, ha impulsado a las empresas industriales a invertir en el mejoramiento del sistema logístico, (Ballesteros ,2008), es por ello que la gestión de inventarios es uno de los temas más importantes en la gestión estratégica de las empresas ya que existe la posibilidad de que desencadenen problemas relacionados con su economía. De forma similar, lo expresa (Pérez et al, 2013) en el que el mayor trabajo se centra en la disminución de los precios y elevar los beneficios económicos, creando mayor oferta de lo que demanda el consumidor y evitando pérdidas en aquello que no tiene mayor movimiento en el mercado.

Entre tanto, para (Ángel & García, 2012) hay diferentes métodos de gestión de inventarios que pueda adaptarse al constante cambio del mercado y su consumidor. Dichos estándares, la literatura los clasifica en dos grandes grupos o sistemas: Sistemas determinísticos o Sistemas Probabilísticos. A saber, dentro de los sistemas determinísticos, encontramos el Modelo EOO, en el que el pedido ingresa a bodega solo cuando el inventario sea igual a cero y la solicitud de este cuando el sistema arroje la alerta y el stock solo cumpla con los requisitos de entrega ya previstos. Según (Pérez et al, 2013), en el sistema probabilístico, la oscilación indeterminada del inventario se debe considerar los tiempos de entrega del proveedor y otras variables impredecibles.

De la misma manera, en las empresas se han presentado diversas situaciones y es por eso por lo que se debe tener un control interno y este se define como: aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. Ante esto, toda empresa debe tener un control y un sistema que monitoree la situación de cómo se manejan los inventarios de la organización para poder evaluar si se está realizando de manera eficiente o si necesita alguna propuesta de mejora.

Consecuentemente, (Gutiérrez & Rodríguez, 2008) expresan en su investigación realizada en Medellín, uno de los sectores más industriales del país, que existe una gran distancia de la academia respecto al sector industrial en este caso, el control de inventarios, donde se busca la incentivación y creación alianzas entre estos sectores para aumentar la productividad de los mismos, obteniendo beneficios académicos, conocimiento y empresariales, impacto costo -beneficio en el control y gestión de inventarios de las medianas empresas de Aburrá.

En consecuencia, se hace necesario el Proceso de auditoría y que en estos procesos se cuenta con el perfil y las herramientas necesarias para la obtención de una evaluación completa de la gestión de inventarios. Así lo expresa, Vanegas et al, (2013) en su investigación: "Programa de auditoría para el ciclo de costos e inventarios" donde concluye que es indispensable la conformación de herramientas completas y competentes que garanticen la evaluación precisa de los sistemas de gestión establecidos en las empresas y que sea vital para la toma de decisiones de esta. Por tanto, se hace necesario la revisión de las auditorías externas e internas para estimar si cuentan con lo necesario para evaluar el sistema de inventario.

Cabe señalar que, para este proceso de auditoría del control de inventario se hace necesario también contar con políticas enfocadas a dicho propósito. Gutiérrez & Vidal, 2007, donde nos indican la importancia de una Política de Inventarios, en la que permitirá determinar frecuencia de revisión, tiempos de revisión, ejecución, control de las órdenes y pedidos y los períodos de demanda y oferta según el tipo de mercancía y razón social. Pero para ello, se hace necesario conocer el tipo de producto, el escenario de producción y el tamaño de la empresa.

Además, se hace necesario para la gestión de inventarios tener en cuenta el aspecto contable y su evaluación desde el punto de vista económico, es decir el costo beneficio, de la producción o adquisición de un producto para la venta teniendo en cuenta su oferta y demanda. (Hurtado et al, 2016), dice que los procesos para calificar los inventarios hacen parte de los elementos de contabilidad y permiten identificar los costos para la elaboración de un producto desde su creación hasta la venta y que dependiendo del tamaño de la compañía se utilizará la normativa PEPS o el Retail.

Finalmente, el control del inventario es un aspecto esencial para el buen funcionamiento de cualquier organización para evitar las situaciones como perdidas, robos, desperdicios mermas y al contrario tener una buena productividad con base a la planeación establecida en la empresa. Esta situación nos lleva a proponer la siguiente pregunta de investigación: ¿Cuáles son las tendencias en las gestiones de inventarios para la optimización de los procesos de las empresas?

La presente investigación busca determinar las tendencias en las gestiones de inventarios para la optimización de los procesos de las empresas. Así mismo, busca explorar información sobre las organizaciones que han innovado en los sistemas de inventarios, analizar los diferentes sistemas de inventarios utilizados estableciendo sus ventajas y debilidades y categorizar los diferentes sistemas encontrados para clasificarlos con base a sus potencialidades.

Esta propuesta se enfoca en buscar información relevante acerca de cómo son las gestiones actuales de las empresas líderes sobre sus inventarios y la influencia en la mejora continua de la organización, ya que lo más importante es que pueda identificar el origen de estos problemas que puedan presentarse en los manejos de existencias para corregirlos a tiempo y generar un ciclo de mejora continua mediante el cual el proceso sea más productivo, y esto por medio de la información que se les pueda brindar a las empresas con esta investigación. Uno de los aportes más significativos es que las empresas reflejaran sus situaciones y podrá conocer los diferentes sistemas de inventarios que se están aplicando a nivel global y ayudar a corregir las diferentes situaciones planteadas. De la misma manera esta investigación tendrá aportes teóricos ya que dejará una información que se pueda usar en futuros trabajos como por ejemplo poder poner en práctica dichos procesos o tendencias investigadas.


Bases teóricas

Los inventarios constituyen un recurso en términos de bienes almacenados del cual se valen las organizaciones para satisfacer una demanda en el futuro.(Ponsot, 2008; Sipper y Bulfin 1998 y Ballou, 2004).

La necesidad de mantener inventarios surge debido: a) la incertidumbre que gobiernan los sistemas de inventario como los cambios en la demanda y las demoras en los tiempos de entrega por parte de los proveedores; b) la producción y compra bajo condiciones económicas ventajosas, ya que al comprar grandes cantidades que luego se conservan en inventario para su uso posterior, se reducen los costos de levantar pedidos y de transporte, y se aprovechan los descuentos por cantidad; c) cubrir los cambios anticipados en la oferta o en la demanda, como es el caso de guardar inventario de artículos cuya demanda es estacionaria para amortiguar el impacto en aquellos periodos cuando esta se incrementa y d)anticipar el tránsito guardando materiales queestán en camino de un punto a otro del proceso,a fin de evitar demoras en las actividades deproducción posteriores.( Schroeder, 2005).

La gestión de inventarios es una de las funciones más complejas de una organización debido a las múltiples incertidumbres que encierran su entorno, de haber certeza sobre el futuro podría establecerse inequívocamente la cantidad de inventario que debería mantenerse para cubrir las necesidades futuras, incluso tal vez no sería necesario mantener ninguna cantidad, no obstante, se presentan diversas variaciones que rodean todo el quehacer organizacional, razón por la cual esto no es posible. (Chase, et.al 2004).

Entre tanto, debemos hablar también de los modelos de clasificación de Inventarios, como lo expresa (Salas, 2009), en su libro Inventarios, Manejo y Control donde define que la clasificación de estos está predeterminada por la cantidad de solicitudes de un producto. Lo que se denomina demanda, se clasifica en dos: determinística y probabilística. En la primera definición, demanda determinística hace referencia a aquel producto que se conoce con precisión cuánto se va a necesitar (aplicable para compañías en modalidad sobre pedido). Y la demanda probabilística es aquella en el que el producto no se conoce con precisión cuánto se va a necesitar.

No obstante, (Salas, 2009) también afirma, que estas demandas pueden subcategorizarse, teniendo en cuenta otras características como son: tipo de producto, cantidad, modelos que permitan o no el déficit, tipo de revisión, tipo de reposición y horizonte de planeación.

Entre tanto, el método para un control de inventario según (Gutiérrez & Vidal, 2007), es una actividad cruzada teniendo en cuenta la cadena de abastecimiento lo que lo hace un sistema difícil para su control y seguimiento en la logística independientemente del sector económico. Así, es muy frecuente oír al jefe, director y analistas de logística, que el mayor desafío a resolver es el control y la gestión de inventarios. Vidal, (2007), lo expresa de la siguiente manera: "Siempre tenemos demasiado de lo que no se vende o se consume y muchos agotados de lo que sí se vende o se consume". Este problema se conoce como desbalanceo de los inventarios.

Además, las decisiones recurrentes se toman para la gestión de inventarios se han realizado bajo la base de técnicas cuantitativas de la investigación de operaciones y por el desarrollo de sistemas computacionales integrados denominados Enterprise Resource Planning (ERP) aplicados a las definiciones principales en el tema de gestión, aun así, se evidencian falencias en su implementación. (Gutiérrez & Vidal 2007), nos hablan entonces en su revisión literaria de los métodos para tratar la aleatoriedad de la demanda, los métodos para tratar la aleatoriedad de los tiempos de suministro, los métodos para definir políticas de inventarios de productos finales y materias primas y la variedad de métodos para gestionar inventarios en cadenas de abastecimiento.

Brevemente describiremos cada uno de estos modelos según (Gutiérrez & Vida!, 2007), donde el Método o Modelo de aleatoriedad de la demanda hace referencia a la aplicación de conglomerado de teorías de inventarios y el uso de las matemáticas y estadística, clasificando al método en 2 grupos: el clásico y las nuevas tendencias. En el modelo clásico, la aleatoriedad se lleva acabo desconociendo el diseño y modus operandi de la gestión de inventarios y así misma la administración de la producción. Al iniciar el estudio de la variabilidad de la demanda, una de las metodologías clásicas usadas con mayor frecuencia es la utilización de sistemas de pronósticos y a saber de las nuevas tendencias se tienen en cuenta la aleatoriedad de la demanda, describen dos grupos de metodologías: la sistematización de los sistemas de pronósticos a través de la simulación y la modelación estocástica.

En cuanto a, los Modelos de Aleatoriedad de los Tiempos de Reposición, según (Gutiérrez & Vida!, 2007), las cinco principales formas asumir los tiempos de reposición para la toma de decisiones en la gestión de inventarios es tener en cuenta que los Lead Time (LT) son: nulos, es decir tasa de reposición infinita, diferentes de cero y determinísticos, diferentes de cero, aleatorios y son independientes e idénticamente distribuidos (1.1.D), diferentes de cero, aleatorios pero no 1.1.D y el último caso es analizar la demanda durante el LT a través de pronósticos y crear LT de seguridad.

Finalmente, hablamos del Modelo o Método de Políticas de Inventarios, en el que se definen como la búsqueda de la respuesta, a la organización, gestión y control periódico de los inventarios, es decir, cada cuánto debe verificarse, cuándo y cuánto debe organizarse sin tener en cuenta que el requerimiento sea independiente o dependiente. Naturalmente, para alcanzar a responder a todas las necesidades requerirá de dos características que son: tipo de producto (terminado o materia prima) y el ambiente de producción.


Método

La metodología a ejecutar en este proyecto de investigación será la interpretativa descriptiva, con un apoyo de una investigación documental, buscando información en bases de búsqueda especializada como Scielo, Redalyc, Scopus entre otras.La idea metodológica es caracterizar por medio de una descripción de la información encontrada y develar los diferentes escenarios sobre los sistemas de inventarios utilizados en las diferentes empresas. Para la recolección de información se pretende diseñar un formulario en base la literatura que logre la identificación del tipo de empresa, sus protocolos de auditoría externa e interna y sus sistemas de inventarios establecido para llevar el control de sus productos.

Tabla 1.RESULTADOS

Para iniciar, es importante tener en cuenta que las compañías buscan mantenerse en el mercado y ser reconocidas por su eficiencia y eficacia. Por esto, se hace indispensable la investigación en los sistemas de inventarios para tomar la mejor decisión que les permita construir Políticas y Protocolos adecuados para el control de su producción y los materiales que requiere para el mismo teniendo en cuenta la aleatoriedad de la demanda y la oferta en el mercado.

Entre tanto, alcanzar las metas deseadas en cumplimiento de las políticas de la empresa y las acciones que las lleven a determinar esos procesos claves, desde la administración comercial hasta la logística y su producción. Es imprescindible también encaminar acciones de capacitación continua para los operarios opersonal encargados de la gestión deinventarios, enfocados en contenidos propiosdel protocolo que se esté ejecutando, auditoríasy seguimiento de los procesos de producción ytiempos de entrega.

Como argumento a los sistemas de gestión y control de inventarios se sugiere la intervención desde el momento del pedido, el registro de los datos, hasta la evaluación de las decisiones tomadas, permitiendo normatizar y establecer los procesos más adecuados y completos para el control de este, apoyados en el uso de nuevas tecnologías en cuanto software y base de datos disponibles para esta tarea.

En un mundo globalizado y altamente competitivo, ha llevado a las empresas a concentrarse en las demandas y expectativas de sus clientes, garantizando el cumplimiento de sus ofertas.

Sin embargo, por más que exista una variedad de sistemas, modelos y métodos en el control de inventarios, el llevarlos a la práctica se ha convertido en una tarea demasiado compleja, un método que pueda soportar todas las necesidades en las tomas de decisiones y se contextualice a cada una de las necesidades y metas de las compañías en sus diversos mercados.


Conclusiones

Las organizaciones actuales constantemente están expectantes a las nuevas tecnologías que les permitan optimizar y agilizar los procesos en la gestión y control de inventarios, identificando y explorando nuevas herramientas informáticas y modelos predictivos de demanda, costos y producción, evaluando su aplicabilidad en el mercado colombiano. Así mismo, realizan auditorías, evaluaciones y balances de los procesos de control establecidos para determinar si los indicadores son los más pertinentes para el control de la logística y economía de la empresa, algunos de estos son: rotación del inventario, el porcentaje de inventario pagado y el retorno sobre la inversión en inventarios.

Ante la diversidad de métodos y modelos para la gestión de inventarios encontramos que cada uno de ellos se ven influenciados y determinados por el tipo de empresa y acción económica en el que se desempeñe su empresa y por tanto no existe un modelo único o estandarizado para su aplicabilidad, sino que dependerá exclusivamente de su razón social. Dentro de lo explorado cabe resaltar que los métodos tradicionales y las nuevas orientaciones en las políticas de control y gestión de inventarios teniendo en cuenta la variabilidad de la demanda, se ha evidenciado mayor impacto los siguientes métodos: análisis de series de tiempo, sistemas de pronósticos y refinamiento de los pronósticos haciendo uso la simulación y el desarrollo de herramientas computacionales para su automatización.

Finalmente, se ha evidenciado en las compañías colombianas, que menos, es más. Es decir, la utilización de Protocolos Gestión de inventarios simples y prácticos bajo la luz de la demanda y la oferta han permitido resultados favorables y satisfactorios para que se replique en todos los sectores.


Referencias

  1. Ángel A., & García R. (2017) "GESTIÓN DE STOCKS: MODELOS DETERMINISTAS". Disponible en: https://bit.ly/2R2fsQJ
  2. Ballesteros Riveros, D. P., & Ballesteros Silva, P. P., (2008). Importancia de la administración logística. Revista Scientia Et Technica, XIV(38),217-222. ISSN: 0122-1701. Disponible en: https://www.redalyc.org/pdf/849/84903838.pdf
  3. Ballou, R. (2004). Logística. Administración de la Cadena de Suministro. Editorial Pearson Prentice Hall. México. Disponible en: https://bit.ly/2Tt15px
  4. Chase, R., Jacobs, R. & Aquilano, N., (2004). Administración de la producción y operaciones. Para una ventaja compet1t1va. Editorial Me Graw-Hill. México. Disponible en: https://www.academia.edu/36074469/Chase_R_Jacobs_R_and_Alquilano_N_2009_Administraci%C3%B3n_de_Operaciones_12_edici%C3%B3n
  5. Escobar, J. W., Linfati, R., & Adarme Jaimes, W., (2017).Gestion de inventarios para distribuidores de productos perecederos. Ingeniería y Desarrollo, 35(1 ), 219-239. Disponible en: https://bit.ly/3c1EDdn
  6. Garrido Bayas, l., Y & Martínez, M., C. (2017). La gestión de inventario como factor estratégico en la administración de empresas. Negotium: revista de ciencias gerenciales, 13(37), 109-129. Disponible en: https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=7169805
  7. Guerrero Salas, H., (2009). Inventarios: manejo y control. Ecoe Ediciones. Disponible en: https://bit.ly/3c3cpPv
  8. Gutiérrez, V., & Rodríguez, F., (2014). Diagnóstico regional de gestión de inventarios en la industria de producción y distribución de bienes. Revista Facultad de Ingeniería Universidad de Antioquia, (45), 157-171. Disponible en: https://www.redalyc.org/pdf/430/43004515.pdf
  9. Gutiérrez, V., & Vidal C., (2007). Modelos de Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento: Revisión de la Literatura. Revista Facultad de Ingeniería Universidad de Antioquia, (43), 134-149. Disponible en: https://bit.ly/3vJtVju
  10. Hurtado Uribe, A., Rodríguez Giraldo, J., E & Toro Cadavid, J., E (2016). Los métodos de valoración de inventarios utilizados en las empresas comerciales minoristas del área metropolitana y su impacto en el costo de la mercancía vendida y el valor de los inventarios. [Trabajos de pregrado, Universidad de Antioquia] Contaduría UdeA. Disponible en: https://bit.ly/3uwmc7c
  11. Pérez-Vergara, l., Cifuentes-Laguna, A. M., Vasquez-Garcia,C., & Marcela-Ocampo, D (2013). Un modelo de gestión de inventarios para una empresa de productos alimenticios. Revista ingeniería industrial, 34 (2) 227-236 http://scielo.sld.cu/pdf/rii/v34n2/rii11213.pdf
  12. Ponsot, E., (2008). El estudio de inventarios en la cadena de suministros: Una mirada desde el subdesarrollo. Revista Actualidad contable FCES. 11 (17) 82-94. Disponible en: https://www.redalyc.org/pdf/257/25711784008.pdf
  13. Sipper, D., & Bulfin, R., (1998). Planeación y control de la producción. Editorial McGraw-Hill. México. Disponible en: https://www.academia.edu/10997351/Daniel_Sipper_Planeaci%C3%B3n_y_Control_de_La_Producci%C3%B3n
  14. Schroeder, R (2005). Administración de las operaciones. Casos y conceptos contemporáneos. Editorial McGraw­Hill. México. Disponible en: https://intereovamex.com/wp-content/uploads/2019/06/Administracion_de_operaciones-1.pdf
  15. Vanegas, D., M., Botero, Y., A & Torreglosa, Y. (2016). Programa de auditoría para el ciclo de costos e inventarios. [Tesis de pregrado Universidad de Antioquia]. Contaduría UdeA, Disponible en: https://revistas.udea.edu.co/index.php/tgcontaduria/article/view/323614