*Autor de correspondencia: mayralisbethbp@ufps.edu.co
©Editado por la Universidad Francisco de Paula Santander. This is an article under the license CC BY-NC 4.0.
Recibido: Marzo 24 de 2022 Aceptado: Mayo 28 de 2022
Como citar: Correa-Tellez, .Y.A., Rico-Rojas. C.F., Guardiola-Plazas. L.F. (2022). ”Auditoría de la cuenta por cobrar", Reflexiones Contables UFPS, vol. 5, no. 2, 8-16.https://doi.org/10.22463/26655543.3600
Palabras Clave:
Auditoría, Cuentas por Cobrar, Estados Financieros, Liquidez.
Resumen
El presente estudio tiene como objetivo analizar la incidencia de la auditoría en las cuentas por cobrar en los estados financieros para ello se realizó una investigación cuantitativa, con la finalidad de obtener información que permita identificar y comprender los procesos internos de las empresas, con diseño descriptivo y así recopilar información suficiente del manejo de contable de las cuentas por cobrar y procedimientos de auditoría aplicables, por medio de la búsqueda de información en documentos normativos, bases de datos, revistas y libros. Se obtiene como evidencia y se logra identificar que la aplicación del marco integrado de control interno COSO 3 permite y contribuye en la determinación y reconocimiento de falencias en el sistema de control interno, las cuales poco aportan al buen cumplimiento de metas u objetivos planteados por la administración. A su vez se definen procedimientos de auditoría que permiten la verificación de deudores incobrables, a su vez una correcta gestión de crédito y cobranza; determinando si las cuentas pendientes de cobro que superan o no el plazo acordado y su vencimiento en número de días, si este último es muy alto se les debe dar un tratamiento contable adecuado como lo es el de deterioro de cartera, las cuentas por cobrar reflejadas en los estados financieros inciden significativamente pues estas constituyen un valor porcentual del valor de los activos totales de la entidad, en conclusión las cuentas por cobrar influyen en la capacidad de liquidez, y si estas no se gestionan de manera eficiente podrían causar inconvenientes a futuro lo cual afectará la eficacia operativa es decir, el cumplimiento de metas y objetivos.
Keywords:
Accounts Receivable,Audit, Financial Statements, Liquidity.
Abstract
The purpose of the present study is to analyse the impact of the audit on accounts receivable in the financial statements by conducting a quantitative investigation, in order to obtain information that allows to identify and understand the internal processes of the companies, with descriptive design and thus to collect sufficient information of the accounting management of the accounts receivable and applicable audit procedures, by searching for information in policy documents, databases, journals and books. It is obtained as evidence and is able to identify that the application of the integrated internal control framework COSO 3 allows and contributes to the identification and recognition of shortcomings in the internal control system, which contribute little to the good fulfillment of goals or objectives set by the administration. In turn, audit procedures are defined that allow the verification of bad debtors, at the same time a correct management of credit and collection; determining whether accounts receivable exceed the agreed deadline and their maturity in number of days, if the latter is very high they should be given appropriate accounting treatment such as portfolio impairment; the accounts receivable reflected in the financial statements have a significant impact as they constitute a percentage value of the value of the entity’s total assets, in conclusion accounts receivable influence liquidity capacity; and if these are not managed efficiently they could cause inconvenience in the future which will affect the operational effectiveness that is, the fulfillment of goals and objectives.
Introducción
La Auditoría financiera se ejecuta con el objetivo de determinar el estado económico y financiero evaluando el sistema de control y procedimientos de las actividades u operaciones de la entidad de acuerdo a la normatividad vigente y aplicable a la misma. Huaraca, (2021). Llevar a cabo una auditoría financiera contribuye favorablemente pues se comprueban el estado en cuanto a falencias o eficiencias en los controles que se estén aplicando o caso contrario identificar las ausencias en los controles con evidencia suficiente, de manera tal que el grupo auditor pueda emitir plan de mejora y recomendaciones con el objetivo de contribuir al cumplimiento de objetivos financieros y metas planteadas por la administración.
González y Sanabria, (2020). Para las empresas u organizaciones las cuentas pendientes de cobro juegan un papel fundamental, debido a que estas afectan directamente la liquidez de las entidades. Un inapropiado sistema de control o gestión de cobranzas genera repercusiones en la entidad en cuanto a la liquidez pues esta es la capacidad de cumplimientos de obligaciones menores a un año, las cuales generalmente son los pagos para colaboradores, honorarios, gastos fijos de administración y operacionales, al no gestionar correctamente las cuentas pendientes de cobro origina o influye al incumplimiento de las obligaciones mencionadas anteriormente.
Toda administración desea conocer la influencia que tienen estas ventas el rubro de las cuentas por cobrar en los estados financieros por medio de una auditoría para poder determinar si el manejo dado a la cartera ha sido adecuado y conforme a la capacidad que tienen para otorgar los créditos y que estos a la vez no generen iliquidez, que de lo contrario sea de beneficio y estrategia para atraer a los clientes y aumentar el nivel de ventas.
Este proyecto busca conocer la incidencia de las cuentas por cobrar en los estados financieros, determinado los efectos del desarrollo de una auditoría de cartera en los estados financieros de las organizaciones, con el objetivo de reconocer factores que fortalezcan r la gestión de cobro y promoción de la eficiencia operativa en las entidades
Marco teórico
Auditoría Financiera
Calderón, (2017). Auditoría financiera es un cumulo de procedimientos sistematizados, realizado por auditores, conforme a la normatividad aplicable, legal y/o vigente y metodologías, cuya finalidad es la obtención y evaluación de manera independiente hechos económicos y administrativos de una entidad, de tal manera se identifica el grado de veracidad de dichos eventos de acuerdo con lo dispuesto en normativas y disposiciones legales”. De lo anterior y conforme a la opinión de los autores se puede deducir que una auditoría financiera es el trabajo llevado a cabo por parte de un profesional el cual realiza procedimientos siguiendo unos lineamientos técnicos basados en normas dispuestas y expedidas por la por la federación internacional de contadores (IFAC) a través de la Junta Internacional de Auditoría y Aseguramiento (IAASB). Donde se busca determinar un grado de certeza y seguridad razonable de la información económica, financiera y administrativa.
De acuerdo a Elizalde, (2018). Una auditoría financiera es de vital importancia independientemente del objetivo principal de la organización, es preciso identificar el estado o situación financiera resultado de las actividades bajo la dirección gerencial, con el fin de afrontar hechos o posibles problemáticas que se estén presentando. Conforme a la opinión de los autores se puede deducir que la auditoría financiera juega un papel muy importante para las entidades u organizaciones, para identificar el estado real financiero proveniente o resultado de las decisiones tomadas por la administración y/o gerencia de la empresa y con ello mitigar cualquier posible situación de riesgo o fraudes.
Gamboa, Hurtado, Ortiz y Barragán. (2017). El objetivo de auditoría financiera es la evaluación de los estados financieros y la información allí establecida determinada, lo anterior permite que el auditor emita informe u opinión respaldando o no la razonabilidad de estos relacionado a las disposiciones normativas y los PCGA. Como afirman los autores mencionados arriba, con la auditoría se busca determinar si los procesos realizados y relacionados con el área contable y financiera están siendo objetivos y adecuados, es decir se evalúan estos procesos y así el auditor encargado emitir una opinión en su informe conforme a los resultados obtenidos de si la información contenida en los estados financieros es verídica y confiable y si se adaptan o no al marco normativo, es decir su objetivo es el de dictaminar la situación real financiera respaldando la razonabilidad de estos mismos.
Sierra, (2020). Indica, que un auditor del área financiera para ejercer debe contar con el suficiente discernimiento contable para ello, pero esto último solo no es suficiente ya que debe ser caracterizado por su integridad, con el conocimiento de principios y fundamentos éticos profesionales con enfoque en la globalización la cual permite articular el producto de ejecuciones de los procesos llevados a cabo en busca del desarrollo en clientes u organizaciones satisfechas. La labor del auditor se enfoca no solamente en los procesos establecidos y técnicas que deba aplicar, influye también su carácter y postura ética que debe primar sobre los procesos contables y de auditoría a aplicar, mantener una imagen de integridad, ser objetivos e independientes entre otros principios éticos personales y/o morales del contador.
Normas Internacionales de Auditoría (NIA)
Manrique, (2019). Conjunto de ordenamientos a nivel internacional, aplicables en auditorías a estados financieros, a su vez estas normas se adapta conforme el caso las normas internacionales de información financiera, de acuerdo a la opinión del autor las NIA son normas expedidas internacionalmente para ser implementadas en los trabajos de auditorías o como él mismo lo indica en servicios relacionados, estas normas tienen una estructura aplicable y adaptable al trabajo que se va a ejecutar.
Posso, Alegria y Moreno, (2018). Dentro de los años 70 se crean las NIAs, resultado de unificar y estandarizar procedimientos de auditoría, las cuales en su momento se encontraban instruidas por los estándares de auditoría generalmente aceptados o mejor conocidos como NAGAs-Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Instituto Técnico de Contadores Públicos Colombia. Como lo expresan los autores mencionados anteriormente las NIA surgen con la finalidad de que los procedimientos realizados en las auditorías financieras se ejecutan bajo un mismo lineamiento conforme a las características de cada entidad, cada profesional de esta área debe seguir estas técnicas conforme a los lineamientos adecuados para ofrecer una auditoría con estándares de calidad y entendible a nivel mundial.
Alfaro, (2011). las NIAs tienen como propósito que las normas y lineamientos sean establecidos sobre el significado de conocer la entidad, ya que es de vital importancia para el grupo de auditoría quienes ejecutan el trabajo debido a su relevancia en las facetas de la auditoría y la obtención y uso del conocimiento, de acuerdo a lo anterior las Nia buscan una adecuada auditoría, que estas sigan los lineamientos apropiados a la entidad conforme a las actividades que esta realiza en base al conocimiento de la misma, podemos deducir que las NIA de acuerdo al enfoque del autor, buscan destacar la importancia de conocer el negocio en el cual se ejecutará la auditoría, estas normas en su estructura nos muestran la importancia de las etapas o fases para la ejecución de los trabajos, pues conforme a esto la norma indica qué y cómo darle tratamiento a los resultados obtenidos y hallazgos encontrados de modo que al emitir una opinión esta se exprese con seguridad razonable y de conformidad con la normas aplicables.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
García, Dueñas & Mesa (2017). Las Normas Internacionales de Información financiera NIIF son un conjunto de normas emitidas por la Junta Internacional de Estándares de Contabilidad IASB por su sigla en inglés. Conforme a lo anterior los autores indican que poner en marcha las NIIF fue en reparo a los efectos generados por la Globalización, por tanto, a partir del 2010 aproximadamente en 120 países o quizás más comenzaron a requerirse, pues en ellas se expiden o indican los procesos de registros contables y de presentación de la información financiera de acuerdo al tipo de actividad empresarial.
Palma, (2019). “La implementación se visibiliza necesariamente a causa de la globalización económica y para ello se requiere normas en conjunto que permitan a todas las entidades relacionarse en sus actividades económicas. Las Niif buscan unificar el lenguaje contable para facilitar la comprensión lectora de los estados financieros, su comparabilidad de un periodo a otro, y así permitir la entrada al negocio de inversionistas extranjeros, y de quienes estén interesados en invertir y para ello requieren saber la situación financiera real de la entidad, cosa que es posible con la aplicación de Niif pues la información allí se vuelve fiable y comparable
López y Viasus, (2020). La incorporación de políticas contables en las Niif es uno de los aspectos más relevantes de la norma, estas políticas deben concordar y asociarse puesto que están relacionadas a la elaboración de estados financieros significativamente. De acuerdo a los autores nombrado anteriormente, las Niif trajeron consigo cambios representativos, como lo son las políticas contables que se deben implementar de acuerdo a las actividades o la manera en que operan las empresas en el mercado, además de estos, la manera en que se presentaba la información financiera también cambió en cuanto a los nombres: Anteriormente se conocía como balance general, en la actualidad se nombra Estado de Situación financiera, el estado de pérdidas y ganancias recibe ahora como Estado de Resultados Integral, Cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo, además a los estados financieros se le debe agregar notas que los detallen y no solo cambios en los nombres, la forma de medición, reconocimiento inicial y posterior, revelación y presentación de los procesos contables.
Estupiñán, (2020). El marco normativo de las NIIF es igual para todos los países, pero puede presentar diferentes complicaciones en cada uno de ellos. Las Niif son lineamientos que deben seguir las empresas de distintos países, pero su implementación se rige de acuerdo a la normatividad y/o marco legal de cada país, de acuerdo a autor es importante indicar que en Colombia Las NIIF son reglamentadas por la ley 1314 de 2009 en la cual se indica la aplicabilidad de las normas internacionales de información financiera en las empresas del país, en esta misma ley determina unos grupos, es decir se clasifican las entidades en tres grupos en base a sus actividades o manera de operar en el mercado, la cantidad de ingresos y su patrimonio, haciendo más fácil el proceso de convergencia, pues de acuerdo al grupo perteneciente se aplica la normatividad.
Metodología
El presente estudio aplicará el tipo de investigación descriptiva con enfoque cuantitativo con la finalidad de obtener información que permita reconocer y comparar los procesos de auditorías en las cuentas por cobrar y comprender los procesos internos de las empresas, además del análisis documental.
Las técnicas a utilizar para el análisis de la información es la documental y estratégico, en el documental se busca obtener información que sirva como guía al momento de la planeación y ejecución de la auditoría en las cuentas por cobrar de la empresa, la búsqueda de información por medio de documentos y normatividad aplicable, bases de datos, revistas y libros que permitan obtener información para una correcta planeación ejecución del proyecto.
Y el análisis estratégico con el que se busca conseguir información organizacional de los procesos con técnicas de auditorías adecuadas con el propósito de llevar a cabo una auditoría de calidad donde se determine la incidencia de las cuentas por cobrar en los estados financieros y se contribuya a un adecuado manejo de cuentas pendientes de cobro.
Resultados y Discusión
Evaluar el sistema de control interno aplicando mediante cuestionarios de COSO III permite identificar algunas falencias clasificadas por componentes:
Ambiente de control:
- En este componente se identifican algunas falencias y entre las más comunes son relacionadas con las conductas éticas pues no se encuentran debidamente documentadas en un manual de ética que indique cómo se debe proceder en casos de dilemas o conflictos.
- Se identifican también si la entidad cuenta o no con un manual que describa lineamientos y procedimientos que se deben realizar financiera, contable y operativamente, en los resultados se determina la forma en que los colaboradores ejercen ya sea en base a sus conocimientos o se rigen a lo establecido, esto además que se describe en los resultados si las entidades cuentan con un plan de incentivos laborales que contribuya al bienestar de los colaboradores y estos se mantengan motivados a continuar mejorando en pro de sí mismos y la empresa.
Evaluación de riesgos:
- En cuanto a la evaluación de riesgos: se determina si la planificación estratégica implementada logra culminar los objetivos generales de la entidad y si este es adecuado o requiere ser actualizada, de no ser así que da en riesgo el cumplimiento de estos mismos, además es falta de comunicación entre los colaboradores y la administración
- La gestión de riesgos presenta falencias ya que no se encuentran definidos e identificados y estos no se evalúan con frecuencia, y el análisis a los posibles riesgos se tiene en cuenta en el momento que este es evidente, es decir no se mitigan los riesgos oportunamente.
Actividades de control
- Usualmente las entidades no cuentan con una matriz de riesgos que permita mitigarlos y poder ejercer controles preventivos adecuadamente en las distintas áreas de la empresa
- Y en lo concerniente a los controles preventivos del área operativa es de gran importancia reconocer su eficiencia, si están documentados conforme a los lineamientos internos y su cumplimiento.
Información y comunicación
- Evaluando este componente se evidencia que la ausencia de controles documentados ocasiona que no se comunique correctamente las estrategias, así mismo la comunicación de información relevante que pueda brindar cada colaborador a la gerencia no siempre es eficaz.
- Se identifica si los parámetros de comunicación son claros o poco se tienen en cuenta y su utilidad que por lo general es mínima, pues no siempre se obtiene información directa entre administración y personal.
Actividades de supervisión y monitoreo
- En este se logra comprobar si los controles están siendo monitoreados adecuadamente junto a su respectiva evaluación con el fin de determinar que contribuyan al cumplimento de objetivos.
- Algunas deficiencias en los controles son continúas debido a la poca relevancia o importancia dada por la administración, aunque ya se encuentren identificadas, es decir no se mitigan los riesgos continuamente.
La Verificación la existencia de deudores incobrables en la entidad y su método de cálculo contable parte de la selección del muestreo estadístico o no estadístico con selección de la muestra de forma aleatoria, sistemática, fortuita, casual, incidental o selección en bloque conforme a las NIAS 530 (Muestreo de Auditoría) donde la población de la muestra son los clientes deudores al corte de 31 de diciembre, conforme a lo anterior se realiza un procedimientos de confirmación externa se utiliza la técnica de auditoría de circularización a terceros con la finalidad de confirmar los saldos pendientes de cobro con fecha al corte auditado, para ello se debe enviar una solicitud a la muestra seleccionada ya se de confirmación positiva, negativa, sin contestación o contestación disconforme Nia 505 (Confirmación externa).
Obteniéndose como resultado del procedimiento aplicado evidencia fiable y relevante, es lo que se busca; donde cada cliente seleccionado como parte de la muestra indica si están acuerdo con el valor o saldo de cartera con la fecha al corte indicado, los clientes respondieron positivamente o negativamente a la solicitud enviada, dando aceptación al valor allí reportado, lográndose verificar y confirmar que las cuentas pendientes de cobro existen y los datos e información proporcionada por la gerencia es real y verídica.
Es importante solicitar a la gerencia soporte de estas cuentas pendientes de cobro, pues esto permite determinar si se encuentran respaldadas por las facturas correspondientes que cumplan con las disposiciones legales y normativas, a su vez se verifica que si estas facturas indican o no los plazos acordados la forma de pago.
La revisión o análisis de los indicadores de gestión de crédito y cobranza permite determinar el porcentaje de participación de las cuentas por cobrar de acuerdo a sus números de días vencidos o próximos a vencer, lo cual contribuye al análisis de indicadores de gestión de cartera, pues se identifican las cuentas con incumplimiento de pago por periodos o días superiores a los acordados y así darles un tratamiento contable adecuado como lo es el deterioro de cartera teniendo en cuenta distintos factores que afectan el cumplimiento por parte de los clientes al momento de pagar.
El análisis a los estados financieros permite identificar el porcentaje que representan las cuentas por cobrar sobre el valor de los activos totales, y se determina la variación que presenta en comparación al año anterior al auditado y estas variaciones surgen como resultado de la aplicación estratégica de ventas y atraer a clientes los cuales al obtener este beneficio toman preferencias con la entidad y sus productos ofrecidos.
Los ratios financieros indican el estado real de la entidad conforme al análisis e interpretación y se obtiene como resultado que la empresa cuenta con suficiente capital de trabajo y liquidez suficiente para cubrir sus obligaciones a corto plazo y continuar con sus operaciones sin necesidad de recurrir a fuentes de financiación de terceros y en cuanto a la rotación de cartera se determina el número de días que la entidad demora en convertir sus cuentas por cobrar en efectivo ratificando la importancia de políticas de crédito y cobranza.
Conclusiones
Un adecuado control y seguimiento al sistema de control interno contribuye al cumplimiento de objetivos y metas propuestas de la entidad pues con este se logra detectar las falencias presentes en la ejecución de las actividades diariamente, pues evaluando el sistema se encuentran presentes deficiencias originadas por la ausencia de lineamientos en los procedimientos y que además estos no están plasmados en documentos por medio de manuales y políticas de la entidad.
La verificación de deudores incobrables permite identificar cuáles son los clientes deudores de difícil cobro, saldos que superan el número de días conforme al tiempo acordado de pago y se identifica si el método contable se encuentra definido o por lo contrario no existe, además con la técnica de auditoría de circularización de terceros se obtiene evidencia suficiente sobre los valores y/o saldos registrados son correctos y se encuentre soportados con su documentos o factura electrónica.
Las cuentas pendientes de reflejadas en los estados financieros inciden significativamente pues constituyen porcentualmente sobre el valor de los activos totales de la entidad, lo cual se relaciona con la capacidad de liquidez que cuenta la entidad, ya que estas cuentas se estiman recuperar dentro de los plazos acordados con los clientes a los cuales se les otorga este beneficio y aunque la entidad presenta un margen bueno de recuperación de cartera sino se le brinda la importancia suficiente las falencias presentes pueden convertirse en inconvenientes a futuro o largo plazo.
Referencias