© Editado por la Universidad Francisco de Paula Santander. This is an article under the license CC BY-NC 4.0.
Recibido: Octubre 23 de 2018 Aceptado: Diciembre 5 de 2018
Como citar: : Duarte-Villa, D.M. Sandoval-Flórez, J.L. & Contreras-Cáceres,M.E.(2019) ”Análisis de la Implementación del Sistema de Facturación Electrónica en las IPS de Cúcuta”. Reflexiones Contables UFPS, vol. 2, no. 1, 78- 89. https://doi.org/10.22463/26655543.3713
Palabras Clave:
Contabilidad, Facturación Electrónica, IPS, Sistema.
Resumen
Desde el siglo pasado en muchos países se viene intentando poner en práctica la facturación electrónica, pero con los sucesivos cambios en la variabilidad de los impuestos, se ha alterado la forma de aplicación de este tipo de factura, para algunos países, pero que tienen el fin común reflejar una venta y cobrar un impuesto; y en Colombia la factura electrónica, está respaldada por la firma electrónica bajo la Ley 527 (1999) que ampara a las partes en el acuerdo de la transacción. Por tanto, la factura electrónica es un instrumento de constatación para el cliente y para la empresa, sobre una transacción que se ha realizado a través de una compra-venta, la misma identifica la empresa, al cliente, la fecha, el monto, la descripción de los artículos y los descuentos incluidos. La presente investigación tiene por objetivo general: Analizar la implementación de la factura electrónica en las IPS de Cúcuta. Igualmente es aplicable una metodología descriptiva de análisis basada en libros, textos, fuentes secundarias provenientes de internet. Se concluye que la investigación es importante porque ella soporta para la contabilidad, un instrumento en papel, que codificado será contabilizado como un venta de la IPS; igualmente irá acumulando los montos que son requeridos para las deducciones de los impuestos y demás tributos fiscales; y demás características que se requieren de llevar el record de un cliente de IPS y cualquier otro fin jurídico que se pueda dar.
Keywords:
Accounting, Electronic System, IPS, Invoicing.
Abstract
Since the last century, many countries have tried to implement electronic invoicing, but with the successive changes in the variability of taxes, the way in which this type of invoice is applied has been altered for some countries, but with the common purpose of reflecting a sale and collecting a tax; and in Colombia, electronic invoicing is supported by the electronic signature under Law 527 (1999), which protects the parties to the transaction agreement. Therefore, the electronic invoice is a verification instrument for the customer and for the company, regarding a transaction that has been carried out through a sale and purchase. It identifies the company, the customer, the date, the amount, the description of the items and the discounts included. The general objective of this research is to analyze the implementation of electronic invoicing in the IPS of Cúcuta. A descriptive analysis methodology based on books, texts, and secondary sources from the Internet is also applicable. It is concluded that the research is important because it supports for accounting, a paper instrument, which coded will be accounted for as a sale of the IPS; also will be accumulating the amounts that are required for the deductions of taxes and other fiscal taxes; and other features that are required to keep the record of an IPS client and any other legal purpose that may be given.
Introducción
A nivel mundial la facturación electrónica ha cobrado cada vez más impulso por las exigencias de la economía de tener el cliente un respaldo a la hora de realizar una transacción económica, y como soporte legal, que todo país requiere a la hora de realizar un juicio.
Asimismo, se parte de una investigación de vital importancia para todos las personas naturales y jurídicas, específicamente en Colombia, con la necesidad de conocer el tema ya que a través de los años se sigue omitiendo la facturación electrónica, debido a que los comerciantes no prestan atención a la importancia que tiene para el Estado llevar el absoluto control de los impuestos.
La facturación electrónica nace con el cambio de la imagen de ciudad que quiera darle cada persona al país; si es una exigencia, el comerciante está obligado a presentarla a su cliente; porque en ella está contenido, entre otros, el impuesto a las ventas, como también un control que lleva la empresa por muy grande o pequeña que sea, de aplicar una contabilidad a su negocio; vale entender que el tributo que se cancela al Estado por estos conceptos de venta son retribuidos a través del gasto público, para todos los ciudadanos en bienes y servicios. (De Arco, 2016)
La idea de factura electrónica se origina en el país, en Barranquilla, el cual ha tomado auge por los controles que ha interpuesto la DIAN para que se tenga una mejor fiscalización; ya que la facturación afecta directamente a la contabilidad de la empresa, a través de su tecnología a registrar una factura, se automatiza una venta; esto es una disciplina sobre la contabilidad en este contexto. (Amado, 2019)
Igualmente, surge la importancia debido a que con la facturación electrónica se minimizan los riesgos de evasión fiscal en tiempo real, se incentiva la eficacia de la administración y se le da la importancia que representa la fiscalización para que el país pueda reinvertir sus recursos; aunque los únicos beneficiados iniciales que se obtuvieron cuando se instauró la facturación electrónica fueron la DIAN, las organizaciones empresariales y el medio ambiente; por una parte, pero hay que mirar lo que ello conlleva: (Arbieto, 2019)
El Estado convierte sus impuestos en gastos público, cuyo beneficiario son los ciudadanos del país; las empresas convierten a través de su facturación en ejemplo de buena administración contable para sus negocios y para la administración tributaria, y como ya se dijo la evasión fiscal; y el medio ambiente se beneficia por la eliminación del papel como soporte físico, reduce costos para la empresa. (Suárez, 2019), (Arbieto, 2019).
Sin embargo, existen comerciantes que aún no han querido desprenderse del antiguo sistema del papel y entrar a la innovación de la facturación electrónica; porque la cultura del papel es muy atenuada, y que sin este instrumento, el empresario puede perder garantía en sus operaciones contables. (Campo & Quintero, 2019)
Pero independientemente de esto, el empresario está obligado a que en algún momento tenga que hacerlo y dejarse de complicaciones perpetuas que viene arrastrando desde años atrás, aunque la DIAN esté capacitando acerca del tema, algunos empresarios se muestran renuentes al proceso y brindar soluciones con gratuidad para la facturación electrónica. (Sanguinetti, 2017)
Asimismo, es necesario preguntarse sobre: ¿Qué importancia se le da a la facturación electrónica en las IPS de Cúcuta?; ¿Qué efectividad tiene la facturación para la contabilidad de las empresas IPS en Cúcuta?; ¿Tiene respaldo jurídico y contable la factura electrónica para las empresas IPS en Cúcuta?;
¿Son suficientes las características que presenta la factura electrónica?
La presente investigación tiene por objetivo general: Analizar la implementación de la factura electrónica en las IPS de Cúcuta; y como objetivos específicos: a) Determinar la efectividad de la facturación electrónica para la contabilidad de las IPS; b) Analizar el respaldo jurídico contable que se les da a las facturas electrónicas en las IPS de Cúcuta; c) Analizar las características que presenta la factura electrónica. Igualmente es aplicable una metodología descriptiva de análisis basada en libros, textos, fuentes secundarias provenientes de internet.
Desarrollo
La Factura Electrónica.
Primeramente hay que definir qué es una factura, se entiende que la factura por experiencia es una hoja contentiva de todos los datos requeridos por la empresa y el cliente, en la cual se deja constancia de lo que se adquiere como venta, a ello se le llama operación mercantil, y cuya suma total al final de un día, un mes, o de un año, arroja el monto, sobre cuánto ascienden las ventas. (Tejeiro, Cantor, & Rincón, 2018). Y la FE es un instrumento de la AT, que se emite a través de una máquina electrónica cuyo formato sustituye al documento de papel físicamente, conservando sus valores legales y características esenciales de una factura normal, el cual lleva un código de seguridad que no se emitían en la facturación física del papel. (Cortés, González, & Deossa, 2019)
Asimismo, la llegada de la factura electrónica (FE) a Colombia no es nueva, esto se viene arrastrando desde el año 1995, con la Ley(L)223 cuando se le comprara la factura tradicional en papel con un documento para la realización de una venta en la que establece el artículo 37 de la mencionada ley que la factura se expedirá cuando se realicen las actividades de la empresa entre empresarios, quienes realicen actividades para prestación de servicios, o también aquellas personas que compren artículos para el consumo final. (Díaz d. B., 2018)
Igualmente, este normativo de la ley establece lo que es la factura de venta y su utilidad, como ticket expedido por una máquina o caja registradora, para la entrada a un espectáculo público, donde se requiera necesariamente el ingreso a algún sitio.
Igualmente establece que luego de seis meses de estar en vigencia la L-223 de 1995, el Estado implementará la utilización de la FE, según lo establece el artículo 37 del referido texto jurídico; es decir, se hablaba ya desde el año 1995, pero que no se llegó a implementar de inmediato, porque se apreciaba un cambio muy radical en los comerciantes, de una factura en papel a una FE; pero este cambio no llegó a ser obligatorio sino hasta el primero de enero del año pasado. (Díaz, 2018)
Importancia de La Factura Electrónica en Colombia.
La recaudación de los tributos en el país ha tenido un comportamiento muy difícil, en lo que respecta a la evasión de impuestos por parte de los sujetos pasivos y la vinculación de algunos de ellos al fraude; por lo que el sistema de FE busca en Colombia recaudar la mayor cantidad de FE de parte de los contribuyentes en tiempo real. (Cortés, González, & Deossa, 2019)
En este orden de ideas, la adopción de un sistema electrónico para la facturación, otorga múltiples ventajas, puesto que le otorga a la administración tributaria:
Importancia de la FE para la Contabilidad.
Las ventajas relacionadas, se dan tanto al Estado como a los empresarios grandes beneficios respecto a la utilización de la FE, pero sucede que en Latinoamérica, la cifra de empresarios en la utilización de la FE es muy baja, y se apegan más a las formas tradicionales para emitir las facturas, pero los gobiernos trabajan arduamente para poder cambiar las formas de pensar de los empresarios. (Franco, Hidalgo, & Castaño, 2018); (Pérez, Ruiz, & Salazar, 2019)
Asimismo, es importante también incluir en estos beneficios el empresario o fabricante de las máquinas fiscalizadas o cajas registradoras, que son proveedores de la tecnología, (Díaz & Rodríguez, 2017), quienes realizan una correlación entre el comerciante y el Gobierno para cambiar a la FE, donde se pone de manifiesto la instrucción del manejo del equipo electrónico, desde el inicio hasta el envío de los datos a la AT, con base a lo establecido en la normativa legal. (Garzón, 2019); (Gómez & Janampa, 2016)
Aparte de todos los beneficios que se incluyen tanto para el Estado como para el empresario, genera bienestar a la administración del negocio: los cuadres exactos de la caja, la contabilización de las ventas, rebajas, descuentos y otras características en ventas, el descuento que se realiza a los inventarios; entre otros aspectos contables financieros (Muñoz, 2019); también la satisfacción de los empleados y contadores, al no manejar engorrosas cantidades de copias de papeles que se repartían entre uno o varios departamentos para dejar constancia de la contabilización de los artículos vendidos. (Cárdenas, Grandas, & Rincón, 2017)
A la contabilidad la parte más importante de la actividad para los registros es la factura, esta brinda a las cuentas por cobrar el manejo óptimo, a las cuentas que se manejan con los inventarios, el sistema permite manejar un sistema de control de facturas mucho más transparente (Montenegro, 2018); como también las cuentas por pagar a los proveedores con pagos electrónicos automáticamente; también se dan estas otras ventajas contables: (Calixto & Campos, 2018);
Normatividad de la DIAN para efectos de la FE.
Esta implementación se hace obligatoria a partir del 01 de enero de 2019: (Hincapie, 2016).
Los artículos del Estatuto Tributario (ET) 511, 615, 616: 1, 2, 4; 617, 618, 618-2 y 771-2, al igual que el Art-26 de la L-962/2005 y 183-L1607/2012, se sustituye el Cap. IV, Título I, Parte t del Libro 1, D-1625/2016 URMT D-358-2020.
Igualmente se desarrollan los sistemas de FE, los proveedores tecnológicos, registros de FE para la emisión de ventas, los anexos, calendario de inicio para eta actividad mercantil, entre otros, según la R-00042/2020.
Método
La FE tiene sus métodos para ser elaborada y requiere de un sistema de formato electrónico, ya que es un instrumento tributario que genera un valor para la AT, para la empresa y para el cliente (Hincapie, 2016); sus pasos son:
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La FE debe contener ciertos requisitos legales, que están establecidos en el ET (2019) en su Art-617, para reconocerse que el documento sea legal (Jaramillo, 2016):
En el ejemplo de la figura 1, se pude ver todas las características de FE; así cuando el contribuyente cuando utilice un sistema de FE por computador o registradoras e impresoras deberán contener todas estas características; en la contabilización el sistema de facturación registrará el número de la factura en forma consecutiva, guardando la relación entre una y otra, donde deberá ir para ser verificada y pasada por auditoría.
Resultados
La obligatoriedad en la FE comienza a partir del 01 de enero del año 2019, en que todos los empresarios deben acogerse a la FE.
El Art.2 de la R-000030/2019 exige como requisitos de obligatorio cumplimiento para la expedición de la FE; los cuales están establecidos en dicho reglamento y por otra parte la Dian exige los trámites establecidos para la FE, con base a la R-000030/2019.
Para formar parte de ser una empresa que se quiere acoger a la factura electrónica, es necesario realizar una inscripción o registrarse como facturador electrónico; tiene dos opciones: por cuenta propia o voluntario.
La DIAN toma en cuenta cuatro exigencias para registrar la empresa en la FE: el NIT, el tipo de facturador electrónico que posea, el nombre de la empresa o razón social y el correo e-email que tenga la empresa; se verificará la actividad social a que se dedica y con pruebas tecnológicas sobre el software que esté utilizando la empresa.
La AT emplea tres formas básicas para iniciarse en la FE: la plataforma gratuita ofrecida por la AT, una herramienta contratada por un proveedor tecnológico, o una que sea propia de la empresa; y la autorización de la DIAN para el inicio.
El inicio para ser FE deberá hacerlo a través de la página web de la DIAN como habilitación; y luego introducirá los datos requeridos.
El Software deberá requerir que la FE tenga: Código QR, formato XML, CUFE, y la validación requerida; los proveedores tecnológicos son los autorizados por la DIAN.
Discusión
Los trámites que se realizan en la FE tienen sus ventajas, porque están amparadas según la reglamentación legal, las leyes y decretos.
La DIAN es la más beneficiada, porque ella se encarga sólo de recibir a través de sus páginas lo correspondiente a los tributos, lo del IVA otros impuestos, ya que es un ente recaudador de impuestos.
Hay empresarios que no se inscriben ante la DIAN como FE, porque no se han despegado de su antigua costumbre de la elaboración de la factura en papel; porque consideran que genera muchos costos la adquisición de la máquina electrónica, no llevan la contabilidad con estricta regularidad como para invertir en FE; su negocio puede ser muy pequeño o sus ventas son muy mínimas como para acogerse a la FE.
Conclusiones
Son muchas las empresas que aún no se acogen a la FE, porque tienen inconvenientes de acogerse a un sistema que para unos microempresarios lo ven como algo infructuoso; otros, no requieren porque no están tampoco obligados a llevar contabilidad, tienen su negocio tipo bodega, también hay empresas que son familiares y que no llevan contabilidad; en fin son muchas las características que se le pueden dar a una mipyme o pyme que no lleva registros de ningún tipo contable.
La FE es un mecanismo necesario para poder crecer, y para que se pueda registrar la empresa ante la DIAN, tiene que reunir ciertos requisitos para su registro, con una inscripción previa para comenzar a operar a la FE.
Referencias