a. Estudiante del Programa de Contaduría Pública, luzmerygn@ufps.edu.co, https://orcid.org/0009-0000-2491-8383, Universidad Francisco de Paula Santander, Cúcuta, Colombia
Recepción: Marzo 28 de 2024 Aprobación: Mayo 25 de 2024
Forma de citar: Guerra-Naranjo, L.M. (2024). Evaluación de la influencia de la gestión de inventarios en el rendimiento empresarial: Un estudio de caso. Reflexiones Contables, 7 (2) pp. 15-28, https://doi.org/10.22463/26655543.4547
Resumen
El impacto de una adecuada gestión de inventarios es crucial en los procesoscomerciales de las empresas de fabricación y producción, especialmente en lo que respecta a compras, ventas y logística. Se relaciona con el control de existencias a lo largo de toda la cadena de suministro y es fundamental para organizar el día a día del negocio. Las actividades aquí se basan en datos y se enfocan en la planificación a corto plazo y el registro de eventos, con el objetivo de mantener el nivel adecuado de stock y registrar su movimiento. Este artículo es una investigación bibliográfica, descriptiva y cualitativa que busca analizar cómo una gestión eficiente de inventarios influye en la rentabilidad de las organizaciones en Colombia. Se concluye que la gerencia debe implementar una gestión estratégica para tomar decisiones acertadas y evitar que la empresa decaiga. Existen varios métodos para evitar problemas en el inventario, incluyendo el uso de software especializado para un mejor control de los registros. Sin embargo, el resultado óptimo es minimizar los costos y obtener un alto margen de beneficios al momento de colocar los productos.
Palabras Clave: Beneficios, Inventarios, Métodos, Sistemas de Gestión.
*Autor para correspondencia: luzmerygn@ufps.edu.co
© Editado por la Universidad Francisco de Paula Santander. This is an article under the license CC BY-NC 4.0.
Abstract
The impact of proper inventory management is crucial in the business processes of manufacturing and production companies, particularly in relation to purchases, sales, and logistics. It is associated with stock control throughout the entire supply chain and is essential for organizing day-to-day operations. The activities here are data-driven and focus on short-term planning and event recording, with the aim of maintaining the appropriate level of stock and tracking its movement.This article is a bibliographic, descriptive, and qualitative research that aims to analyze how efficient inventory management influences the profitability of organizations in Colombia. It is concluded that management should implement strategic inventory management to make informed decisions and prevent the decline of the company. There are various methods to avoid inventory issues, including the use of specialized software for better record control. However, the optimal outcome is to minimize costs and achieve a high profit margin when placing products.
Keywords: Benefits, Inventory, Management Systems, Methods.
Introducción
Los stocks son uno de los recursos más valiosos para las empresas, ya que son un elemento fundamental para la productividad y rentabilidad. La administración de estos puede ser la clave del éxito o fracaso de la empresa. Si se mantienen stocks muy elevados o no rotativos, podría llevar a la empresa a tener problemas de flujo de efectivo y rentabilidad, ya que un stock no rotativo genera recursos que no generan ninguna rentabilidad y podrían ser invertidos en herramientas o procesos que incrementen la productividad de la empresa. Por otro lado, tener un stock bajo, sin basarse en la rotación, el estado actual del mercado y las proyecciones de ventas, podría llevar a la compañía a perder competitividad en el mercado en comparación con otras empresas del mismo sector.
No obstante, el control eficiente no depende solo de la calidad del software utilizado, sino también del trabajo humano de realizar las correspondientes transacciones en el stock, ya que de ello dependerá que la empresa sea altamente rentable.
El presente artículo es una investigación bibliográfica, descriptiva y cualitativa, basada en la revisión de fuentes secundarias y revistas existentes en internet. El objetivo general propuesto es analizar la administración eficiente de stocks y su influencia en la rentabilidad de las organizaciones en Colombia.
Se determinó que la gerencia debe implementar una gestión estratégica para tomar decisiones acertadas y evitar que la empresa decaiga. Existen varios métodos que se pueden emplear para evitar problemas en el stock, y existen software indicados para llevar un mejor control de los registros. El resultado óptimo radica en que la empresa puede minimizar sus costos y obtener un margen alto de beneficios al momento de colocar sus productos.
Recientemente, ha habido un aumento en los costos y la producción en las empresas altamente competitivas que se dedican a la producción, almacenamiento y distribución de productos. El aumento de los costos es consistente con otras empresas en el mismo sector. “Es una tarea compleja procesar productos y mantener un inventario adecuado que afecte la gestión de la logística interna con calidad y eficiencia. La gerencia de producción es responsable de llevar las consecuencias hasta el producto final entregado al cliente”. (Cardona, Orejuela, & Rojas, 2018)
Tanto la gestión contable como los registros de existencias están vinculados a estas tareas, cada una con un objetivo específico; “la gestión contable se ocupa de mantener un registro riguroso para que cada persona informe en sus aplicaciones las actividades realizadas correctamente y sus procedimientos sean confiables”; (Fuentes, García, & Toscano, 2020) “De esta manera, las compañías llevan adelante sus labores estratégicas para dirigir el sistema de stock y el contexto de la organización, dado que dicho sistema no es lineal sino sumamente cambiante”. (Elsayed & Wahba, 2016)
De igual forma, el inventario es fundamental en la economía de cualquier compañía, ya que se convierte en un activo de gran importancia para las cuentas contables al ser considerado como un activo corriente que aporta liquidez al flujo de efectivo y es fácilmente convertible en efectivo. Además, la valoración de los activos del inventario es crucial para la toma de decisiones de la gerencia, por lo que resulta necesario valorar este tipo de activos adecuadamente. Por consiguiente, “la responsabilidad de valorar el inventario recae en la contabilidad de costos”. (Rueda & Avendaño, 2019)
Sin embargo, para valorar los gastos, supervisarlos, perfeccionar y asegurar las tácticas empleadas en su cálculo, se necesita un proceso continuo para mantener la integridad de dichos "procesos, actividades y productos o servicios", tal como se explica. (Gómez, 2018); En consecuencia, se requiere la creación de dichos planes para lograr esos objetivos y mantenerse actualizado en la producción.
Este artículo es una revisión bibliográfica, descriptiva y cualitativa que se basa en la exploración de fuentes secundarias y revistas disponibles en línea. Su objetivo general es analizar la gestión efectiva de inventarios y su impacto en la rentabilidad de las organizaciones en Colombia, mientras que sus objetivos específicos son: a) examinar la importancia de que las empresas tengan stocks y b) identificar el sistema de gestión de inventarios adecuado para las pymes colombianas.
Desarrollo
“La gestión de inventarios es una tarea particular que permite supervisar las existencias de materiales básicos, productos y cualquier otro elemento que la compañía requiera para la producción o transformación de sus productos”. (Dávila, Maldonado & Guillermo, 2019), Por consiguiente, “el control de los procesos productivos es esencial para el presente y futuro de la empresa, asegurando la disponibilidad de productos adecuados para el consumo inmediato y satisfaciendo la demanda prevista con confianza”. (Calderón, Zuñiga, Naval, & Vásquez, 2022)
En esa línea de pensamiento, los stocks son recursos que suelen ser guardados por períodos breves, pero las compañías hacen uso de ellos para atender a las solicitudes de ventas. (Duitama & Gómez, 2017)
Por tanto, la necesidad de poseer inventarios en la empresa se debe a los siguientes motivos:
1. La incertidumbre respecto a los cambios en la demanda de productos al solicitarlos al proveedor. “Contar con inventario ayuda a garantizar que los productos estén disponibles cuando se necesiten, evitando retrasos en la entrega.” (Espinoza & Guillen, 2020)
2. La posibilidad de elaborar productos utilizando materiales ventajosos y de bajo costo, y almacenarlos durante cierto período de tiempo hasta que sean requeridos por los clientes. “Esto permite ofrecer productos a precios más económicos”. (Palacios & Roncery, 2020)
3. “La capacidad de anticiparse a las tendencias de oferta y demanda de un producto. Almacenar productos y lanzarlos al mercado cuando existe una demanda suficiente, adaptando su precio actual, permite aprovechar oportunidades y maximizar la rentabilidad”. (Aizaga & Iza, 2018)
4. “Evitar retrasos en el proceso productivo. Mantener materias primas almacenadas para utilizarlas durante la temporada de mayor demanda ayuda a asegurar un flujo continuo de producción y evitar interrupciones en la cadena de suministro.” (Rojas & Zamora, 2018), (Martínez, 2020).
Siguiendo lo mencionado previamente, es posible categorizar los inventarios según su estado durante el proceso, de la siguiente manera:
1. "Registro de recursos primarios" es un punto fundamental en la producción del artículo, ya que sin estos recursos no puede haber un producto terminado. (Chuquipiondo & Kong, 2020)
2. "Registro de artículos en desarrollo" se refiere a los recursos en constante movimiento, los cuales abarcan "la mano de obra directa, los costos indirectos de producción de los artículos en desarrollo". Estos se encuentran en espera de ser finalizados en su proceso. (Cárdenas, 2021)
3. "Lista de artículos finales" se refiere a aquellos que no requieren más procesamiento y son trasladados desde la planta de producción al almacenamiento de inventario. Esto significa que han alcanzado su nivel máximo de fabricación y están listos para ser comercializados. (Hernández & Ospina, 2020)
4. "Registro de provisiones y materiales" se refiere a los "productos consumibles" utilizados en todas las operaciones de la compañía, incluyendo artículos y piezas de repuesto para el mantenimiento y reparación de los equipos de la planta en su totalidad. (Ortega, 2017)
“Un sistema de control de existencias es un grupo organizado de procedimientos que permite a la empresa gestionar sus productos siguiendo un modelo que se adapta a sus necesidades y capacidad de almacenamiento. Este sistema puede ser de varios tipos, como el inventario periódico o el inventario perpetuo”. (Orjuela, Chinchilla, & Suárez, 2016)
“Cuando se utiliza la modalidad de inventario múltiple o periódico, conocida también como juego de inventario, se lleva a cabo de manera regular el recuento físico, en el cual se verifica el valor de compra con los comprobantes que evidencian las distintas operaciones de entrada y salida del almacén”. (Campo, 2020).
“El sistema de inventario establecerá el "Costo de Ventas" (CV) mediante la fórmula: CV= "inventario inicial + compras - inventario final", y para lograrlo es esencial realizar un recuento físico.” (Martínez , 2019)
En este proceso, “se utilizan varias cuentas que desempeñan un papel fundamental en la gestión de inventarios. Estas cuentas nos permiten realizar un seguimiento preciso de las diferentes etapas y movimientos relacionados con los materiales y componentes almacenados”. (Carmona, 2017).
La primera cuenta importante es la de "Entradas de almacén", que registra todos los materiales y componentes que ingresan al almacén. Cada vez que se reciben nuevos productos, esta cuenta se actualiza para reflejar el aumento en el inventario.
Por otro lado, tenemos la cuenta de "Salidas de almacén", que se encarga de registrar los materiales y componentes que son retirados del almacén para su uso o distribución. Cada vez que se realiza una salida, esta cuenta se actualiza para reflejar la disminución en el inventario. (Ortega, 2017)
Además, existen cuentas específicas para tratar situaciones particulares. Por ejemplo, la cuenta de "Sobrantes o devolución de las entradas al almacén" se utiliza cuando se producen excedentes o cuando se devuelven productos al almacén.
Otras cuentas relevantes son aquellas que registran descuentos en los ingresos de materiales o productos, así como las rebajas en el transporte relacionadas con las entradas o salidas de materias primas. Estas cuentas nos permiten tener un control detallado de los costos asociados a estos aspectos.
También es importante mencionar las cuentas de seguros, que se aplican a las entradas o salidas de materias primas. Estas cuentas registran los gastos relacionados con la protección de los materiales durante su transporte y almacenamiento.
Cuando se realizan salidas de materiales, es necesario utilizar cuentas de clasificación de costos, que nos permiten asignar y controlar los gastos asociados a estas salidas de manera precisa.
Finalmente, encontramos la cuenta de "Ganancia bruta por la salida de materiales", que nos indica el beneficio obtenido al vender o utilizar los materiales que han salido del almacén. “Esta cuenta refleja la diferencia entre el precio de venta o valor de uso de los materiales y los costos asociados a su adquisición y almacenamiento”. (Rincón, 2019)
En resumen, estas diferentes cuentas nos brindan la estructura necesaria para evaluar y controlar la gestión de inventarios, permitiéndonos conocer en detalle los movimientos, costos y beneficios relacionados con los materiales y componentes almacenados. (Drouet, 2016)
Igualmente, “en el caso de un inventario permanente o perpetuo, la mayoría de las empresas industriales, comerciales y de servicios especializados utilizan este sistema”. (Romero & García, 2018) Esto se debe a que requieren un control más detallado de las existencias y la gerencia necesita estar informada en todo momento. Para lograr este control, se emplean diversos procedimientos:
a. Tres tipos de cuentas son empleados: "Costo de ventas, inventario de mercancías y ventas".
b. “Es imprescindible mantener un registro actualizado para cada artículo en el momento de la venta, a fin de determinar su existencia y evitar faltantes. Para ello, se precisa un recuento físico constante o verificar la disponibilidad de los productos”. (Coral & Ramírez, 2019)
c. Es necesario llevar un registro de las entradas y salidas, así como de las devoluciones, aplicando el costo correspondiente. Por tanto, se requiere personal altamente capacitado y el uso de un software especializado en este tipo de inventarios. (Ortega, Padilla, & Torres, 2017).
El “Sistema de Gestión de Inventarios” (SGI)
“La "Administración de Existencias" (SA) es una labor sumamente compleja de la empresa, ya que existen muchos factores inciertos que afectan el entorno”. (Contreras, Cruz, & Pérez, 2019) Si hay una escasez de productos, podría haber problemas en el futuro en cuanto a la disponibilidad que la empresa debe mantener en almacenamiento para satisfacer las necesidades de los clientes. Sin embargo, también es muy arriesgado almacenar una gran cantidad de productos que podrían caducar, pasar de moda o perder calidad con el tiempo, como los neumáticos o llantas de un vehículo que tienen una fecha de fabricación limitada y no son adecuados para el almacenamiento a largo plazo. (Bo, Yidong, Wang, & Deng, 2019); (Raigosa, 2021)
El propósito del SGI es asegurar el máximo beneficio de la organización y reducir los gastos, ya que el capital inmovilizado no produce ingresos en un inventario estático. Por lo tanto, se espera que el SGI satisfaga las necesidades del cliente. Según (Peña & Silva, 2016) el SGI se define como el "conjunto de decisiones, normas, directrices y/o políticas" que establecen qué inventario se debe mantener, cuándo se deben reponer las existencias y la cantidad de pedidos que se deben generar. (Juca, Narváez, Erazo, & Luna, 2019), (Lozada, 2018)
En este sentido, la dirección administrativa tiene la responsabilidad de mantener una cadena de suministro eficiente, ya que es un elemento vital para llevar a cabo todas las actividades de la organización, enfocada en satisfacer al cliente final y lograr su máxima satisfacción. Esto se logra a través de la integración cuidadosa de actividades, desde la adquisición de materias primas hasta la distribución final del producto. (Escobar, Linfati, & Adarme, 2017), y (Salas, Maiguel, & Acevedo, 2017)
Además, las empresas valoran enormemente los Sistemas de Gestión Integrada (SGI) y los estudian a fondo gracias a la dedicación y esfuerzo que se les presta para ofrecer un servicio de calidad al cliente. Por lo tanto, es esencial realizar un pronóstico preciso de la demanda de los productos más vendidos en el mercado, así como conocer los costos asociados al SGI, desde la adquisición del producto hasta su almacenamiento, solicitud para su uso en la planta o su transformación, y los posibles efectos negativos que la disminución de la actividad o la pérdida de clientes puedan tener en el proceso. (Bofill, Sablón, & Florido, 2017), (Alzate & Boada, 2017)
Para una gestión efectiva del Sistema de Gestión Integrado (SGI), es posible establecer un depósito que emplee artículos categorizados en tres conjuntos, de manera que se logre una supervisión adecuada de la disminución del tiempo, el esfuerzo y la minimización de los gastos para su administración. (Contreras, Zuñiga, Martínez, & Sánchez, 2018) En la categoría A, se consideran aquellos elementos que son de mayor valor o que requieren una mayor inversión, y que necesitan un mayor nivel de supervisión en cuanto a su existencia. En la categoría B se encuentran los materiales o materias primas de menor costo, a los cuales se les presta poca atención en cuanto a su vigilancia y control. Finalmente, en la categoría C se ubican los artículos o materiales que no requieren de una gran inversión ni de un alto nivel de control, y que se les da poca importancia en el proceso de producción. (Cajamarca & Castiblanco, 2021)
De igual manera, a partir de esta clasificación se puede observar que hay tres productos que absorben la mayor parte de la inversión. Estos datos se obtienen en función de las ventas que se realicen durante el año de dichos productos, y se le asigna a cada grupo un porcentaje de ventas y su correspondiente porcentaje de inversión. “Este modelo es relevante para la gerencia, ya que permite conocer la rentabilidad de la empresa”. (Cárdenas, 2017) Asimismo, “el proceso de rotación indica con qué frecuencia una empresa puede vender sus productos, lo que se conoce como el proceso de rotación, y contribuye en la toma de decisiones gerenciales”. (Parada & Álvarez, 2020)
La compañía debe considerar los criterios siguientes para garantizar un funcionamiento óptimo:
a. La cantidad de solicitudes por unidad de tiempo (en una sola producción), con el uso de una máquina para la fabricación de ese tipo de artículo.
b. El número de "líneas de pedido" disponibles en la entidad, lo que implica que en la producción de zapatos hay diversas marcas, modelos, tamaños, colores y otras especificaciones, así como artículos con la misma referencia.
c. El número de áreas de distribución, almacenamiento y disposición de productos.
d. La cantidad de productos por la línea de pedido y por áreas. (Suárez, 2016), (Chilón, 2020) (Meregildo, 2020)
“Métodos de Valoración de Inventarios” (MVI)
Los Métodos de Valoración de Inventarios (MVI) se emplean en la contabilidad de costos y financiera, ya que permiten determinar cuáles unidades ingresan o salen del inventario, incluso si están mezcladas con otras, pero no todas tienen el mismo valor. Este procedimiento está vinculado con diferentes cuentas contables, tales como costo de ventas, valor del inventario, ganancias de la empresa y otras "variables financieras" esenciales para la entidad. (González, 2020)
Existen dos formas de valoración según los métodos utilizados:
1. "Métodos no contables o métodos de valoración en sí mismos".
2. Métodos que requieren contabilidad o que se basan en estimaciones.
La norma NIC-2 establece una distinción entre ambos para determinar las "fórmulas de cálculo de costo y los métodos de estimación", que en términos generales son "técnicas de medición", sólo cuando la organización no puede aplicar costos de inventario.
Un método es una manera de llevar a cabo actividades, utilizado para establecer una base para conocer el costo de los productos. Esto se logra a través de:
1. Comenzando con el método de "conteo físico" de todas las partes que componen el inventario. (Cejas & Garrido, 2017)
2. El método de "Primeros en entrar primeros en salir" (PEPS/FIFO) es una técnica que se basa en la llegada de los productos, y se vende el más antiguo. Al final de cada año o período, el costo de cada unidad puede variar, lo que puede diferir del "costo unitario" utilizado para calcular el CMV. Este método tiene la ventaja de valorar el inventario al "costo de la primera compra", lo que puede generar utilidades a corto plazo, pero también puede haber fluctuaciones en los costos de adquisición debido a la escasez de los productos, lo que puede aumentar los costos. Por otro lado, este método tiene la desventaja de generar impuestos elevados, ya que el precio del "inventario final" queda valorado al precio de la última compra", que es un inventario con costos más elevados. Sin embargo, este método permite una rotación eficiente del inventario. (Pomahuacre, 2018)
3. El método "Last in First out" (LIFO/UEPS) se refiere a los costos que se eliminan en primer lugar, es decir, los más recientes, que se consideran como el costo de mercancía vendida (CMV). Este método ha enfrentado dificultades para la elaboración de estándares de información financiera a nivel internacional, ya que contradice el método de asignación de costos a las unidades más recientes y la valoración de los productos que llevan más tiempo en el inventario. La aplicación de este método puede resultar en una disminución de impuestos, lo cual no es apropiado. (Pérez, 2021)
4. La técnica del "promedio ponderado" se lleva a cabo al asignar un peso al costo unitario durante un lapso temporal o un ciclo fiscal específico, lo cual puede aumentar o reducir la estimación del producto; es factible debido a que las fluctuaciones del mercado no se ven afectadas significativamente por la inestabilidad inflacionaria. Sin embargo, no es posible ejercer un control preciso sobre los costos de los productos entrantes y salientes. (Aranza, 2019)
5. "Identificación precisa": La NIC-2, según se ha mencionado, implica la incorporación de procesos adicionales a otros productos que utilizan la misma materia prima, a fin de que estos alcancen su etapa final. Este método requiere que se aplique a un número limitado de productos para poder asociar los costos adicionales al nuevo producto, el cual generalmente tiene un mayor valor y es fácilmente rotativo en inventario. (Hurtado, Rodríguez, & Toro, 2016)
Concluciones
La gerencia de una empresa debe tomar decisiones acertadas y rápidas ante cualquier situación de crisis, como cambios en el entorno, la colocación de productos y las influencias del mercado. Esto es fundamental para establecer una estrategia de costos efectiva y para mantener un inventario bien gestionado, lo cual es clave para la rentabilidad de la empresa.
Es importante que los inventarios se realicen de manera periódica o perpetua, y que se ajusten a las descripciones físicas de los productos. Los inventarios pueden ser de uno o pocos productos, como en el caso de un concesionario de vehículos, o de muchos productos, como en el caso de una ferretería.
Además, es importante distinguir entre los materiales que no sufren modificaciones, como la materia prima en su estado original, y los materiales transformables, como las partes y piezas utilizadas para fabricar calzado. Si la empresa es fabricante, deberá contar con todos los elementos de stock necesarios para el inventario de productos a fabricar.
La evaluación y recuento del inventario físico con fines de valoración es altamente onerosa; usualmente se realiza una vez al año para determinar el costo total, y es obligatoria en las organizaciones empresariales que deben presentar declaraciones tributarias, las cuales deben ser validadas por el contador público de la empresa.
Referencias