Cesar Daniel Andres
Bernal López
Universidad
EAN
Colombia
Investigador
Universidad EAN
Jairo Abraham Bernal
Villanueva
Ingeniero
de sistemas.
Magíster
en Gestión de Proyectos Université du Québec à Chicoutimi (Canadá) – UQAC y
Universidad EAN.
Gerente
de proyectos experto, con las certificaciones PMP®, PMI-RMP®, PMI-SP® expedidas
por el PMI®
Profesor
en varias universidades en Colombia.
Nelson Armando
Sánchez
Ingeniero Mecánico
Magister en
Administración Certificado PMP® - Project Management Professional, Project
Management Institute, PMI.Certificado CRM® - Cerrtified in Risk
Management, International Institute of Professional Education and
Research, IIPER.
INVESTIGACIÓN
Fecha de Recepción: 30 de
abril de 2015
Fecha de Aprobación: 10 de
Agosto de 2015
RESUMEN
El
método de valor ganado (EVM) es un excelente método de seguimiento y control de
costos, pero se cuestiona su validez en la gestión de cronogramas sobre todo
cuando los proyectos se retrasan más allás del cronograma aprobado. El método
de programación ganada (ESM) presenta un modelo para solucionar las carencia de
indicadores objetivos y oportunos, para la toma de decisiones.
Este
informe de estudio comparativo, presenta conclusiones respecto a los beneficios
y limitantes en términos de gestión de cronogramas, analizando información
histórica de gestión de cronogramas de proyectos del sector real colombiano
elegidos de manera aleatoria, usando los métodos de (a) valor ganado (EVM) y
(b) programación ganada (ESM); se enfatizó en el impacto de utilizar los
métodos, al inicio y final del cronograma, asimismo en la entrega de
información oportuna para toma de decisiones. Las conclusiones brindan argumentos
a los gerentes de proyectos y Oficinas de proyectos PMO a la hora de
seleccionar el método de seguimiento y control, más apropiado para su
metodología de gestión de proyectos.
Palabras claves
Método
programación ganada, Método Valor Ganado, seguimiento y control de cronograma
en proyectos, toma de decisiones a partir de información objetiva, Predicciones
de tiempos, Análisis estadístico.
ABSTRACT
Earned value method (EVM) is an excellent monitoring
and controlling cost method, but, it was questioned about the schedule
crontrol, principally, when the Project does not acomplish the initial schedule . The Earned Schedule
method (ESM) introduces objectives and timely indexes to make decisions.
This comparative report introduces conclusions about
schedule management benefits and restrictions, it analyses schedule management
historic information from colombian real sector, this information was chosen randomly,and
analyzed using two methods; Earned Value
Method (EVM) and Earned Schedule Method
(ESM). The research is focused in the
initial and final part of the Schedule,
and the right time information to make
decicisions. The conclusions give tools to the Project managers and Project
management offices (PMO) to chose the best schedule monitoring and control
method for their management methodology.
Key words
Earned
Schedule method ESM, Earned value method EVM, Project Schedule monitoring and
control, make decisions sorm objective information, Schedule forescasts,
Stadistic analysis.
El
método de valor ganado (EVM), es una practica de seguimiento y control de
costos y cronogramas utilizada en proyectos públicos y privados, pero, Lipke y Zwikael
En el sector real colombiano se desarrolló la
presente investigación de tipo comparativa, su principal objetivo es analizar
los indicadores de desempeño en “Tiempo” en el seguimiento de diferentes
proyectos, bajo el método programación ganada (ESM). El análisis de los datos
permite identificar las ventajas que tiene el método de programación ganada
(ESM), con respecto al método de valor ganado (EVM) en la gestión de
cronogramas y en el suministro de información para toma decisiones de manera oportuna.
La
información recolectada pertenece a datos de seguimiento y control utilizando
el método de valor ganado (EVM) de siete
proyectos, pertenecentes a los sectores de (a)hidrocarburos (b)grandes
superficies, (c)salud, (d)asegurador, (e)educativo, (e)financiero, y
(f)software en Colombia, correspondiente
al periodo de 2005 hasta el 2014. La
principal limitación en la investigación, fue la consecución de información de
calidad en el seguimiento y control de costos y cronogramas, porque en Colombia
son pocas las organizaciones e industrias que desarrollan procesos de
seguimiento estandarizados.
La hipótesis que se maneja para esta investigación
es “la utilización del método de programación ganada, brinda a los directores
de proyecto indicadores más efectivos para tomar decisiones respecto a las
desviaciones del cronograma de los proyectos” .Esta investigación provee
argumentos a los gerentes de proyectos y PMOs a la hora de decidir la mejor
opción en las herramientas de seguimiento, en sus metodologías de gestión de
proyectos y así mejorar la competitividad de sus proyectos.
La pregunta de investigación es: ¿Los indicadores
que provee el método de programación ganada (ESM), son más efectivos que los
que proveen el método de valor ganado (EVM) en lo que concierne al objetivo de
cronograma de los proyectos?.
El Objetivo general de la presente investigación es
analizar de forma aplicada el método de programación ganada, en varios
escenarios de proyectos para identificar las bondades que se evidencien en
cuanto a seguimiento, control de programación y previsión de riesgos en el
sector real colombiano.
La necesidad en la
gestión de proyectos de (a) mejorar la efectividad, (b) conseguir la agilidad
necesaria para atender la dinámica empresarial globalizada y (c) satisfacer las
expectativas de los interesados; fomenta la aplicación de metodologías,
técnicas, herramientas tecnológicas y buenas prácticas propuestas por
institutos como el PMI ®, IPMA ®, APM ® y otros autores. En
Colombia las organizaciones, empresas de consultoría e instituciones educativas
han visto la necesidad de establecer procesos, herramientas y técnicas que
permitan una mejora en la competitividad y generar conocimiento que sirva para
la toma de decisión buscando el éxito de los proyectos.
El seguimiento y
control de las restricciones de alcance, costo y tiempo han sido prioritarios
en la gestión de proyectos a nivel mundial y suponen un gran reto para los
directores de proyecto de todas los sectores de la industria. Vanhoucke
El método
de valor ganado (EVM) es un estándar ANSI, que en la actualidad hace parte de
la bibliografía del PMI®. “EVM es un método que integra el alcance, el
cronograma y los recursos, con el fin de medir de manera objetiva el desempeño
y progreso de los proyectos, para predecir el éxito de ellos”
El EVM tiene un amplio recorrido desde su diseño en
el año 1967 en el Departamento de Defensa Norteamericano, ha sido aplicado
ampliamente en diversas industrias para mejorar la gestión de proyectos
Vandervoorde
Entendiendo las fortalezas y el objetivo inicial del
desarrollo de la metodología de Valor ganado (EVM) algunos autores han desarrollado
variaciones en el uso del índice de desempeño de cronograma (SPI) y en el
índice de la varianza del cronograma (SV) (Fannon et al, 2010). Cioffi
En la justificación de la introducción de
programación ganada (ESM) Lipke
Esta
investigación se desarrolló tomando como población objetivo empresas del sector
real colombiano de manera aleatoria; se determinó que esta investigación de
tipo correlacional, porque “busca establecer, a través de mediciones, el grado
de correlación que existe entre”
Después de definir las
características propias de la investigación, se inició la investigación con el
levantamiento de información, en la cual se utilizó como insumo el seguimiento
bajo el metodolo de valor ganado (EVM) de proyectos de diversos sectores del
sector real colombiano, indicadores de desempeño de tiempo y costos. La
información recolectada pertenece a una muestra de 7 proyectos en industrias
diferentes, los sectores que hacen parte de esta muestra son el energético, las
grandes superficies, la salud, el financiero, tecnología y educación, enfocados
al mejoramiento de operaciones.
Para poder dar una respuesta
a la pregunta de investigación, se tomaron en primer lugar los indicadores de
indice de rendimiento de cronograma SPI y SPIt propuestos por los
dos métodos.
Se construyó un indicador para la investigación;
para ello, el resultado de la sustracción entre los dos indicadores de
rendimiento de cronograma (SPI y SPIt) se multiplica por el porcentaje
pendiente de realización del proyecto, puesto que se estima que un indicador de
rendimiento de cronograma tiene más peso para la toma de decisiones cuando se
tiene en las etapas tempranas de un proyecto; en efecto no sirve de mucho que
un indicador nos suministre información acerca del bajo rendimiento del
proyecto solo cuando este va a terminar y ya no se pueden tomar medidas de
ajuste y mitigación, y el resultado se divide entre el valor del SPI. Este
indicador mostrará el porcentaje de variación importante con respecto al SPI.
En la Tabla 1, se encuentra el resumen de los datos
del indicador en los diferentes proyectos analizados (vease
Tabla 1), se encontró que únicamente tienen una significancia alta, sea por el promedio o sea por la desviación
estándar, en el caso de los proyectos más cortos, mientras que en los proyectos
de mayor duración su significancia se ve reducida puesto que el promedio de
variación del SPIt con respecto al SPI es en todos los casos
inferior a 1% con lo cual no sería realmente significativo para la toma
oportuna de decisiones. Esto se evidencia tambien en los anexos en los cuales
se aprecia que la variación de los dos indicadores de rendimiento solo se
manifiesta hacia los estadios finales de los proyectos, momento en el cual ya
no es significativo para la toma de decisiones como se mencionó antes.
El indicador mencionado se graficó (véase Gráficas 1
al 7), con el objetivo de identificar el comportamiento del mismo a lo largo
del proyecto, a partir del análisis de las gráficas se encuentra que al
comienzo de los proyecto hay un comportamiento aleatorio en las diferencias de
los indicadores y solo hasta un momento en el que el alcance del proyecto se ha
logrado por lo menos en un 50 % tienden a estabilizarse a un solo lado del
promedio. Esto se debe principalmente a que los mismos indicadores en los
inicios de los proyectos suelen no corresponder a lo que se planea, mientras
los equipos de proyecto se amoldan a su entorno y los directores toman medidas
para ajustar el rendimiento del proyecto.
Por otra parte como se pudo apreciar, que el
indicador de proyección de tiempo de terminación del proyecto, a partir del
metodo de programación ganada (ESM), suele brindar información más valiosa para
la toma de decisiones. Al respecto, se graficaron los porcentajes de variación
de la EACt con respecto a la duración real final del proyecto. (véase,
Gráfica 8).
Como se puede ver, el proyecto 6 correspondiente a
la implementación de la plataforma tecnológica en el sector financiero tiene un
comportamiento fuera de lo normal, y en efecto al revisar el acompañamiento al
proyecto, se pudo identificar a tiempo y por ello se tomaron medidas
correctivas para lograr el objetivo de cronograma. Por ello, se eliminan los
datos de este proyecto y la gráfica queda como sigue:
Con la cual se evidencia que el comportamiento es
más estable, si bien se aprecia que al comienzo del proyecto la precisión del
indicador es menor que hacia el final del proyecto. De todos modos, como se
puede ver, en la gráfica hay algunos proyectos que mantienen un comportamiento
estable y otros que son más aleatorios, por lo que se considera que deben
existir otras variables que deben ser tenidas en cuenta en una investigación
futura.
En las organizaciones que se
gestiona costos y cronogramas bajo el metodo de valor ganado (EVM), se confirmó
una necesidad urgente de proveerse de herramientas de predicción del desempeño del
cronograma para toma de decisiones oportunas, como lo demuestra el proyecto del
sector financiero, donde al realizar el acompañamiento al proyecto se brindó una
oportuna retroalimentación, con la información suministrada por programación
ganada (ESM) y se pudieron tomar acciones correctivas, para terminar el
proyecto dentro de los plazos establecidos.
La hipotesis “la utilización del método de
programación ganada, brinda a los directores de proyecto indicadores más
efectivos para tomar decisiones respecto a las desviaciones del cronograma de
los proyectos” es correcta, pero, debe tener la siguiente consideración:
En los proyectos analizados se pudo verificar que el
índice SPIt no ofrece un indicador oportuno y, porque el indicador se
estabiliza muy cerca al final del proyecto, no sirve de mucho un indicador que
nos
suministre información acerca del bajo rendimiento
del proyecto, cuando no podemos desarrollar acciones correctivas efectivas, sin
embargo, un análisis conjunto del SPIt y el CEACt se
pueden generar alertas tempranas, como sucedió en el proyecto numero 6
correspondiente al sector financiero, con resultados favorables para la gestión
del cronograma.
Tabla 1.
Resumen de datos estadísticos del indicador de investigación
|
Proyecto |
Promedio |
Desviación estándar |
Error estándar |
Duración estimada |
Duración real |
Valor SPIt final |
|
1 |
0,29% |
1,25% |
0,02% |
50 |
61 |
81,97% |
|
2 |
-6,35% |
9,12% |
0,41% |
18 |
23 |
78,26% |
|
3 |
-0,24% |
1,62% |
0,02% |
72 |
82 |
87,80% |
|
4 |
-0,20% |
3,32% |
0,12% |
26 |
28 |
92,86% |
|
5 |
0,13% |
8,36% |
0,15% |
35 |
52 |
67,31% |
|
6 |
0,60% |
10,12% |
0,67% |
16 |
16 |
100,00% |
|
7 |
0,38% |
2,31% |
0,09% |
26 |
27 |
96,30% |
Fuente. Elaboración propia.
Gráfica 1. Indicador proyecto 1
Hidrocarburos |
Gráfica
2. Indicador
proyecto 2 Grandes superficies |
|
Fuente.
Elaboración de los investigadores. |
Fuente.
Elaboración de los investigadores. |
|
|
|
|
Gráfica 3. Indicador proyecto 3 Salud |
Gráfica 4. Indicador proyecto 4 Asegurador |
|
|
|
|
Gráfica 5. Indicador proyecto 5 Educativo |
Gráfica 6. Indicador proyecto 6 Financiero |
|
|
|
|
|
|
|
Fuente.
Elaboración de los investigadores. |
|
Fuente. Elaboración
de los investigadores.
Fuente. Elaboración de los investigadores.
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